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ケース：2 社内の共有ファイルやイントラネットの活用状況の「見える化」とその効果
状況
- 拡大しているイントラネットの社内共有情報はどこまで活用されているのだろうか。また、社内で共有している提案書テンプレートや技術情報は、本当に活用されているのだろうか。
- サーバのディスク容量は増大の一途。本当に有効活用されている資産のみを保存したい。どうやって活用状況を把握すればよいのだろうか。
- 個人情報保護法への対応として、情報漏洩対策ソフトのセキュリティプラットフォームを導入していた。たしか、操作履歴（ログ）を記録して保管してある。
当時は何かあったときのための調査のためだけにログを取得していた。 - このログから、社員がPCから、どんな社内情報資産を活用しているのか把握できるのではないか。
ログ分析
共有ファイル利用状況：
特定の共有ファイルは非常によく利用されていることが判明した。
利用内容についても分析したところ、よく印刷されているファイルやコピーされているファイルも判明した。
イントラネット利用状況：
特定のイントラネットサイトは非常によく利用されていることが判明した。
解決
- よく利用されている資源とまったく利用されていない資源が明確になった。
- 分析結果より、よく利用されている資源については、より使いやすい場所に配置、周知し、より効率的な活用を図った。使われていない資源については、社内のヒアリングを行い、不要であると判断できたものは削除した。
- 定期的にログ分析を実施することで、資源の活用状況を把握し、無駄な資源を削減するともに、活用されている資源をより効果的に使えるようにした。
付加価値
- 本来社内で活用すべきファイルやイントラネットのページが使われていない場合、社内の周知や、配置の変更等を行い、利用が進むように改善を図った。 また、その改善結果もログ分析により数値で確認できるようになった。
- よく使われている資料を分析し、他の社内の資源やイントラネットのページの改善を進めた。資料の改善を進める優先順位をログ分析の結果から決定できるようになった。
- 自社開発アプリケーションのログも取得できていることが分かった。そのログを分析し、利用されていないアプリケーションはバージョンアップしないと判断した。また、分析結果を活用し、その判断について、社内のユーザ部門の理解を得ることができた。
